Répertoire des membres

 

Le nouveau répertoire des membres

L’Association publie un répertoire des membres et en distribue une nouvelle version à chaque deux années. La prochaine version arrive en 2020.

Plusieurs facteurs ont été regardés pour la future version. L’environnement, l’efficacité, la sécurité, le coût, etc.

Un sous-comité fut fait avec les membres du conseil de l’association.  Il fut décidé que le prochain répertoire sera en ligne (virtuel). Plus efficace en fonction des facteurs précités. Il sera à jour beaucoup plus rapidement dès qu’un nouveau membre se joindra, son nom et ses coordonnés seront insérés. Les membres pourront mettre à jour leurs informations.

Pour le volet sécurité, l’application ne permettra pas l’impression des pages consultées. Les membres décideront ce qui sera visible. Cependant, il sera toujours possible de rejoindre un membre via son courriel (un lien sera affiché). Ce lien n’affichera pas l’adresse du membre qui recevra le courriel. Il est donc important que nous ayons vos adresses courriels.

 Comme le répertoire ne sera plus imprimé les coordonnées des membres, ne pourront pas aller dans des mains de gens qui voudraient utiliser cette banque d’information à différentes fins comme pour de la sollicitation d’un groupe cible. Le volet sécurité était important pour nous.

On protège donc, les informations personnelles des gens et en plus pour y accéder, il faut être membre et utiliser son identifiant avec un mot de passe (votre identifiant temporaire et mot de passe vous seront envoyés par courrier). Aucune donnée sensible n’est et ne peut être mise sur notre répertoire; date de naissance, carte de crédit, profil de crédit de la personne, etc.   

Le projet avance bien, après la réflexion il fallait le bâtir.  Après quelques recherches, nous avons trouvé une agence de marketing WEB spécialisée dans la conception de site internet. Ils sont autant des experts dans la conception informatique que des artistes. Bien sûr, il y a un coût ; nous avons pour cette raison des partenaires qui vont participer et nous fournir les moyens nécessaires, nous leur en sommes très reconnaissants.  Leurs coordonnées seront insérées dans le répertoire. Mais à court terme il sera quand même plus économique avec cette version en bonus, plus écologique, plus sécuritaire, plus conviviale et plus à jour…

Le projet est donc en branle et nous aurons pour 2020 la version virtuelle de notre prochain répertoire des membres.  Le côté négatif qui est le plus important est que certains membres n’ont pas accès à l’internet. Cependant il est possible d’aller dans un lieu public comme une bibliothèque ou conservez la dernière version imprimée du répertoire… Advenant une recherche de quelqu’un qui n’est pas dans l’ancien répertoire imprimé, la personne devra appeler l’Association et lui demander de prendre contact avec le membre. Nous tenterons de mettre ces deux membres en contact.

Je n’ai pas encore la version terminée, mais des captures d’écran du projet en construction. (Cliquez sur les images pour les agrandir)

Étape 1, pour accéder au répertoire :

Vous devrez passer par le site de l’association ;    http://aervl.com/

Ou encore, aller directement sur le site du répertoire et mettre si vous voulez un raccourci sur votre appareil électronique. L’adresse du nom de domaine n’est pas encore enregistrée.

À cette étape vous devrez mettre votre identifiant et votre mot de passe, bien sûr vous pourrez toujours décider de les laisser enregistrés sur votre outil. Vous l’avez oublié, le site vous permettra de réinitialiser un nouveau mot de passe. Donc ici, je vous demande de bien nous faire parvenir rapidement vos coordonnées électroniques si ce n’est déjà fait.  Une façon de le savoir, ceux qui reçoivent les informations de l’association par voie électronique, vous êtes inscrit, donc pas de problème, cependant, les autres SVP nous les faire parvenir. Par courriel : aervl@videotron.ca .

Juste votre adresse avec votre nom ou encore en faisant un copié-collé du formulaire (rempli) de changement d’adresse que vous trouvez dans la revue l’Envol.

Étape 2, la recherche :

Ici, vous aurez une fenêtre vous permettant de rechercher par nom, prénom, occupation ou ancien service le membre.

Lorsque vous aurez la réponse, vous pourrez choisir la personne en fonction des points de recherche. En choisissant le bon nom, vous irez sur sa fiche.  Sur cette page, vous pourrez toujours faire une autre recherche ou vous déconnecter.

Étape 3, le résultat (la fiche) :

Ici, vous aurez la fiche du membre recherché avec les informations qu’il voudra bien mettre à la vue.

Votre fiche modifiable par vous :

En ce moment dans le bottin, le nom, prénom, groupe de travail seront fixes. Le dernier service sera affiché, si certaines personnes préfèrent afficher un autre service qui aurait marqué davantage leur carrière ils pourront le modifier. L’adresse, téléphone et courriel seront modifiables au gré de la personne. Il y aura aussi des places pour indiquer des champs d’intérêts, loisirs, etc. Ces informations pourront servir comme indicatif à l’association pour connaître les activités les plus populaires qui seraient intéressantes à organiser pour les membres.

Comme ce répertoire est virtuel, vous aurez la possibilité de placer votre photo ou encore un avatar qui vous personnalise. Exemple un joueur de golf pourrait mettre son sac de golf, un autre son motorisé, son animal de compagnie ou simplement sa photo.

Nous avons besoin de votre aide

Lorsque le répertoire sera complété, nous transférerons les données que nous avons. Les informations des gens seront invisibles, vous devrez alors visiter votre profil pour faire les modifications voulues. Les membres ayant fourni leur adresse courriel recevront un message avec un mot de passe temporaire que vous devrez modifier. Pour ceux n’ayant pas fourni une adresse courriel, l’association enverra par courrier postal un identifiant et un mot de passe temporaire.

Je vous rappelle de nous faire parvenir par courrier les mises à jour via le document que vous trouverez dans l’Envol. Par courriel, il est très facile de copier le formulaire, le remplir et l’insérer dans le message de votre courriel. Comme titre du courriel, inscrivez : « Modification pour le répertoire » et elles seront traitées par les gens responsables.

Nous vous demandons de vérifier avec vos anciens collègues de travail (retraités) s’ils reçoivent de l’information de l’association tel l’Envol ou autres documentations. S’ils ne reçoivent rien, demandez-leur de communiquer avec l’association au (450) 661-3394 ou aervl@videotron.ca . Nous vous remercions de votre collaboration.

Voilà en gros votre futur répertoire.

Fait à noter, lors de la mise en ligne de ce répertoire, les informations des gens seront invisibles, vous devrez alors visiter votre profil pour faire les modifications voulues. Les membres ayant fourni leur adresse courriel recevront un message avec un mot de passe temporaire que vous devrez modifier.

Pour les membres n’ayant pas fourni une adresse courriel, l’association enverra par courrier postal un identifiant et un mot de passe temporaire. Comme tout projet de modernisation et de mise en place informatique, les informations doivent être le plus à jour possible pour refléter la réalité. Malgré le fait que nous allons de plus en plus sur l’informatique, les informations ; adresses et numéros de téléphone peuvent être intéressants pour connaître où résident nos membres et si on veut les rejoindre d’une autre façon.

Michel Dalbec, responsable du comité du répertoire